如何籌劃好一場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)
現(xiàn)在，很多有實(shí)力的公司都把會(huì)議的策劃受權(quán)于策劃公司，以追求更好的活動(dòng)效果。任何一個(gè)大型會(huì)議活動(dòng)策劃方案，其會(huì)議管理都可分為五大步驟：會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行，會(huì)議總結(jié)以及跟蹤反饋。
常言道，會(huì)務(wù)管理是核心，活動(dòng)管理是目標(biāo)。因此，要想成功舉辦一場(chǎng)大型的會(huì)議活動(dòng)，前期的會(huì)議策劃是關(guān)鍵。所謂會(huì)議策劃，它是一種資源的整合與配置過(guò)程，都是在控制會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，使會(huì)議效果最佳。要想會(huì)議開(kāi)得好，風(fēng)險(xiǎn)控制早做到。
下面廣州全澤策劃為您介紹會(huì)議管理的五大步驟所需關(guān)注的要點(diǎn)。
1. 會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議主題和日程及任務(wù)分配要明確，選擇的參會(huì)人員要有針對(duì)性，同時(shí)，會(huì)議策劃者要有充分的準(zhǔn)備，制定好相應(yīng)的計(jì)劃，為會(huì)議作出合適的預(yù)算。除此之外，會(huì)議時(shí)間、場(chǎng)所、議程、會(huì)議通知的派發(fā)、紀(jì)念品準(zhǔn)備等等，都是非常重要的。
2. 會(huì)議開(kāi)始：會(huì)議程序不可繁復(fù)冗長(zhǎng)，主持人要具備很強(qiáng)的現(xiàn)場(chǎng)把控能力，會(huì)議主題不可隨意轉(zhuǎn)變，而且參會(huì)人員最好在相當(dāng)?shù)囊粋€(gè)層次上。
3. 會(huì)議進(jìn)行：會(huì)議討論要令參會(huì)人員積極參與，討論議題不可超出會(huì)議范圍，過(guò)程亦不可過(guò)于拖沓。
4. 會(huì)議總結(jié)：要得到比較好的會(huì)議效果，需要對(duì)會(huì)議做條理清晰的總結(jié)，相關(guān)工作的安排上需要非常有針對(duì)性。
5. 跟蹤反饋：會(huì)議結(jié)束后及時(shí)有效的跟進(jìn)后續(xù)工作和信息反饋。
會(huì)議本身是一個(gè)很重要的營(yíng)銷工具和手段，通過(guò)會(huì)議策劃，可以很好地對(duì)會(huì)議中的各個(gè)細(xì)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。猶如項(xiàng)目管理一樣，需要進(jìn)行不斷地監(jiān)控、不斷地調(diào)整、不斷地跟進(jìn)，以確保項(xiàng)目及時(shí)、出色地完成，這樣才能真正使會(huì)議成為樹(shù)立企業(yè)形象、展示企業(yè)文化的強(qiáng)力手段之一。
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